cogefi

 

COGEFI
LIVRE DE PROCÉDURES DU QUALIFIED INTERMEDIARY
Ce document est approuvé par le Comité Exécutif de l’établissement
V 07/2026

12 août 2026

 

 

 

 

 

 LIVRE DE PROCÉDURES DU QUALIFIED INTERMEDIARY COGEFI

 

Statut IRS : Qualified Intermediary (QI) / Foreign Financial Institution QI-EIN: 65146337

JLA7QN.00001.ME.250 COGEFI GESTION FRANCE

 

Date de dernière mise à jour : 12 août 2026

Version : 1.0

 

Ce document est rédigé conformément à la Revenue Procedure 2022-43 de l’IRS et à l’accord intergouvernemental USA/France de type 1du 14 novembre 2013.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PLAN

 

 

 

INTRODUCTION ET OBJET

  1. Objet du Document

2 Cadre

PARTIE I — PROGRAMME DE CONFORMITÉ Réglementaire Qualified Intermediary (QI) p

 

Chapitre 1 Organisation de la conformité

 

1 Le Responsible Officer (RO)

2 le Compliance Officer QI (COQI)

3 Le Comité de Pilotage QI

4 Le Réviseur

 

Chapitre 2 leurs obligations et scope QI

 

1 Le RO est personnellement responsable de :

1-1 La Certification Annuelle (Annual Certification)

       1-2 La Certification Triennale / Finale (Periodic Review Certification)

1-3. Les Certifications Événementielles (Event-Driven Certifications)

1-4 Le RO ne peut en aucun cas déléguer sa responsabilité légale finale de certification dans QAAMS, mais peut déléguer les tâches opérationnelles au QI Compliance Officer.

1-5: GESTION DES « MATERIAL FAILURES » ET VCP

151 La « Material Failure »

152 Le VCP Procédure de Voluntary Correction Program (VCP)

1-6 RETENUE A LA SOURCE ET REPORTING

  1. Retenue à la Source (Withholding)
  2. Déclarations Fiscales (Reporting

 

2 Le COQI est personnellement responsable de

3 Responsabilité du Comité de Pilotage QI

4 Responsabilité du Réviseur

 

PARTIE II — PROGRAMME DE CONFORMITÉ QI p

RESPONSABILITÉ PERSONNELLE, SANCTIONS ET PROTECTION DANS LE QI

 

  1. Responsabilité Pénale et Fiscale
  2. Sanctions pour l’Établissement
  3. Support juridique du RO par l’Établissement

 4 Liste des responsabilités par service

 

PARTIE III Cadre du contrôle permettant la Revue Périodique dans QAAMS

 

POLITIQUES ET PROCÉDURES ÉCRITES

1 Manuels de Conformité

  • Manuel de CONTRÔLES INTERNES ET MONITORING (voir annexes)
  • Manuel de procédures QI
  1. Contrôles de Premier Niveau (Opérationnels)

12 Contrôles de Deuxième Niveau (Conformité)

13 Contrôles de Troisième Niveau (Audit Interne)

14 Les KPI 5 piliers du contrôle

15 Dashboard mensuel

16 Rapport de pilotage trimestriel pour le comité

17 Le sign off annuel ou triennal

18 Archivage

 

 

Partie IV Le rapport de revue périodique soumis dans QAAMS doit contenir les informations suivantes

Appendix I et III (Certification II Inutile)

 

1 Identification et Périmètre

2 Méthodologie et évaluation globale des contrôles

3 Test de la documentation

 4 Test des retenues

 5 Test des déclarations

 6 Test des contrôles internes

 7 Réactions aux failures

 8 Indépendance du réviseur

 9 Soumission dans QAAMS

10 PLAN DE REMÉDIATION POST-REVUE

101 Obligations QI post revue

102 Suivi après remédiation

  1. ARCHITECTURE DOCUMENTAIRE DU COMITÉ

 

Partie V Manuel de procédure QI

 

1 Identification et classification des clients

             11 A l’entrée en relation

             12 Lors des changements de circonstances

2 Process de la retenue à la source

3 Déclaration

4 Les RAH

5 Outils informatiques

 

Liste des annexes

 

Annexe A : Organigramme de l’équipe Conformité Fiscale US (QICO, Analystes, IT).

Annexe C : Modèle de lettre du réviseur vers le RO.

Annexe D : Modèle de lettre de sign-off du QICO vers le RO.

Annexe E : Procédure d’escalade en cas de découverte d’une Material Failure.

Annexe I : Détail de la méthode calcul retenue pour les KPI pour (les 5 piliers du contrôle)

Annexe K : Répartition des rôles entre les services

Annexe L : Scope du RO

Annexe O : Contrôle à réaliser par le RO en 2026

 

 

 

 

Lexique :

 

QI Qualified Intermediary

FFI Foreign Financial Institution

RO Responsible Officer

COQI compliance officer sous les ordres du RO

QAAMS système informatique QI de liaison avec l’IRS

RAH Client récalcitrant

 

 

 

 

 

 

 

INTRODUCTION

 

Depuis le 11 septembre 2001 les usa ont créé un ensemble de lois très invasives pour les libertés qui s’appliquent à travers le monde. (us patriot act 2001 LCB FT)

Mais ils ont aussi cherché à identifier tous les flux d’argent à travers le monde comme en 2010 par le QI et en 2014 avec Fatca. Ne pas répondre aux exigences de ces règlementations c’est se voir interdire toute transaction avec les confrères qui par contamination seraient sortis de ces systèmes ce qui serait un suicide économique

Ces textes mettent les banquiers en porte à faux car les inquisitions sur les comptes des clients ainsi que les amendes n’ont pas à s’appliquer hors des USA. Un responsible officer peut se voir emprisonné et est responsable sur ses biens personnels

 

  1. Objet du Document

Ce livre de procédures encadre l’organisation et les procédures de conformité Qualified Intermediary et définit l’intégralité des missions, obligations, responsabilités et conditions d’exercice du

  • Responsible Officer (RO) Obligatoirement une personne physique
  • Un RO suppléant en cas d’absence est aussi désigné
  • Compliance Officer Qualified Intermediary (COQI)
  • Directoire
  • Réviseur

de l’établissement COGEFI Gestion dans le cadre de son accord QI avec l’Internal Revenue Service (IRS).

 

2 Cadre Réglementaire

Le RO agit sous l’empire des réglementations suivantes :

L’accord QI (Qualified Intermediary Agreement) tel que publié dans la Revenue Procedure 2022-43

Les Chapitres 3, 4 (FATCA) et 61 du Code Général des Impôts américain (IRC).

L’Accord Intergouvernemental (IGA) Modèle 1 entre la France et les États-Unis.

 

Les documents sont aussi rédigés en anglais pour l’IRS et la documentation est gardée 6 ans après la dernière année de vérification

 

 

PARTIE I — PROGRAMME DE CONFORMITÉ QI

 

Chapitre 1 Organisation de la conformité et répartition des tâches entre

  • Le Responsible Officer (RO)
  • Le Compliance Officer QI (COQI)
  • Le Comité de Pilotage QI
  • Le Réviseur

 

1 Le Responsible Officer (RO)

 

  • Il est désigné formellement par le Directoire

Documentée par une délibération datée et signée, conservée au registre des décisions de gouvernance.

Le RO doit occuper une fonction de direction suffisamment élevée pour :

  • Disposer de l’autorité hiérarchique pour imposer des changements de procédures à l’ensemble des lignes métier ;
  • Avoir accès direct au Comité Exécutif ou au Conseil d’Administration pour les escalades ;
  • Pouvoir allouer des budgets dédiés à la conformité QI (outils, effectifs, formation).
  • Posséder une connaissance avérée des réglementations fiscales américaines (Chapitres 3, 4 et 61) ou s’entourer d’experts internes/externes
  • Il dispose d’un droit d’accès illimité et inconditionnel à toutes les données, systèmes informatiques, dossiers clients et personnels de l’établissement nécessaires à l’exercice de sa mission.

Typiquement, le RO est le Directeur de la Conformité Groupe (Chief Compliance Officer), le Directeur des Risques, ou un Directeur Général Adjoint en charge des opérations. En cas d’absence un RO suppléant exerce les fonctions. Il est aussi désigné par le comité de suivi QI.

Le RO ne peut en aucun cas déléguer sa responsabilité légale finale de certification dans QAAMS, mais peut déléguer les tâches opérationnelles au Compliance Officer.QI

 

 

 

Conformément à la Section 4 de l’accord QI, le RO est la personne physique, officier de l’établissement, qui assume la responsabilité globale de la conformité de l’établissement aux termes de l’accord QI. Il est le point de contact principal et officiel avec l’IRS. Il est responsable personnellement et ne peut pas être un prestataire externe.

Le RO supervise et certifie

Le RO est enregistré auprès de l’IRS via le système QI (QAAMS/ODR) et via les système FATCA (IDES). Le scope du RO est décrit dans l’annexe L

 

2 le Compliance Officer COQI

 

Rattaché hiérarchiquement au RO et fonctionnellement à la Direction de la Conformité.

 

le QI Compliance Officer (QICO) exécute et opère le programme de conformité au quotidien.

Bien que le QICO gère l’opérationnel, le RO doit en superviser et valider les étapes critiques :

Personne dédiée (ou équipe dédiée dans les grands établissements) responsable de l’exécution quotidienne du programme de conformité QI.

Doit disposer d’une indépendance fonctionnelle vis-à-vis des lignes métier front-office (gestion de portefeuille, trading, gestion d’actifs).

Création et mise à jour du manuel de conformité

Rédige la lettre de sign off au RO. Modèle Annexe D

 

Chapitre 2 Répartition de leurs tâches et responsabilités

 

1 Le RO est personnellement responsable de

 

  • La certification annuelle (années 1 et 2) et triennale (année 3) dans QAAMS ;
  • La vérification que le programme de conformité est opérationnel et efficace ;
  • Qu’aucune « Material Failure » (défaillance matérielle) n’a été identifiée, OU que toutes les défaillances identifiées ont été corrigées et divulguées à l’IRS via le Voluntary Correction Program (VCP).
  • La signature de certifications correspondant à la réalité sous peine de parjure (under penalties of perjury).

Toutes les certifications doivent être soumises électroniquement via le portail QAAMS de l’IRS par le RO.

 

Le RO remplaçant en cas d’absence du RO a les mêmes responsabilités

 

 

  • La Certification Annuelle (Annual Certification)

Le RO atteste que l’établissement

  • a maintenu un programme de conformité conforme à l’accord QI.
  • a respecté ses obligations de retenue à la source et
  • de déclaration.

Annuellement (Sauf l’années de revue périodique triennale).

Date limite : Le 15 avril de l’année suivant le 31 décembre de l’année de déclaration (ex: 15 avril 2026 pour les revenus de 2025).

 

  • La Certification Triennale / Finale (Periodic Review Certification)

Fréquence : Tous les 3 ans (Années 3, 6, 9 du cycle).

  • Le RO Supervise la sélection et la mission de l’auditeur (interne indépendant ou externe) chargé de la revue de l’Appendix I.
  • Valider et approuver le rapport d’audit final avant son upload dans QAAMS.
  • Soumettre la certification finale de l’Appendix III dans QAAMS, attestant que la revue périodique a été complétée et que les contrôles internes sont efficaces.
  • Il certifie le Programme de Conformité QI (Certification Appendix III, Point 1)

 

1.3 Les Certifications Événementielles (Event-Driven Certifications)

Le RO doit soumettre une certification spécifique dans QAAMS dans un délai de 60 jours suivant la survenance de l’un des événements suivants :

  • Découverte d’une Material Failure : Le RO doit certifier les faits et soumettre un plan de correction.
  • Changement de Responsible Officer : Notification du départ de l’ancien RO et certification du nouveau RO.60 jours (Détaillé fonction nom prénom téléphone email…)
  • Fusion, Acquisition, ou Changement de nom : Certification que la nouvelle entité reprend les obligations QI.
  • Notification de l’IRS : Si l’IRS notifie l’établissement d’une non-conformité, le RO doit certifier la mise en place des actions correctives sous 60 jours.

 

1 4 Le RO ne peut en aucun cas déléguer sa responsabilité légale finale de certification dans QAAMS, mais peut déléguer les tâches opérationnelles au QI Compliance Officer.

Un RO suppléant (Alternate RO) doit être désigné pour assurer la continuité en cas d’absence prolongée.

 

  • GESTION DES « MATERIAL FAILURES » ET Voluntary Correction Program (VCP)

1-5-1 Une « Material Failure » est une défaillance qui a entraîné, ou aurait pu entraîner, un manque à gagner significatif en retenue à la source pour l’IRS, ou qui résulte d’une absence de contrôle interne systémique (ex: défaut de retenue de 30% sur des comptes non documentés, erreur de codage massive sur les formulaires 1042-S).

 

Processus suivi en cas d’anomalie

COGEFI suit le programme suivant dès qu’une Material Failure est identifiée,

  1. Le CO Suspend impérativement le type d’opération où est apparue l’anomalie
  2. Analyse des causes en détail
  3. Le RO Avise l’IRS dans le cadre du VCP
  4. Adapter les process pour que l’anomalie ne se reproduise plus (Feed Back)
  5. Repasser sur les opérations antérieures pour vérifier si des anomalies plus anciennes existent
  6. Noter ces anomalies dans un livre de suivi
  7. Et enfin modifier ce livre de procédure pour y inclure l’amélioration en parler dans la réunion trimestrielle du comité et
  8. On modifie aussi cette procédure en cas de nouvelle notice de l’IRS

 

  • Le VCP Procédure de Voluntary Correction Program (VCP)

 

  1. Le RO vérifie la réactivité du CO à la correction (60 Jours maxi)

Le VCP : déclaré à l’IRS dans QAAMS par le RO doit inclure

  • La description de la défaillance.
  • Le nombre de comptes et le montant des revenus concernés.
  • Le plan de remédiation (modification des procédures, formation du personnel, etc.).
  • Le paiement des sommes éventuellement dues majorées des intérêts et pénalités applicables : Le RO doit s’assurer que sa banque US correspondante paie à l’IRS les retenues à la source non prélevées

(Détail annexe E)

 

  • RETENUE A LA SOURCE ET REPORTING

Bien que le QICO gère l’opérationnel, le RO doit superviser et valider les étapes critiques :

Des contrôles périodiques doivent être réalisés régulièrement

 

1-6-1 Retenue à la Source (Withholding)

Les taux de retenue opérés à la source (ROP) de 0 à 30%

 

Le taux de retenue à la source de chaque client de COGEFI dépend de sa nationalité et/ou de sa durée résidence suivant le SPT, (Substancial Presence Test) Le RO doit s’assurer que le moteur de calcul de retenue (système IT) est régulièrement testé et certifié par l’audit interne et que les traités bilatéraux n’ont pas étés modifiés ou que de nouveaux signés

Le RO doit traiter les des comptes non documentés 30% de retenue, fermeture de compte, mais surtout le compte mal documenté ne doit pas être ouvert dans nos livres

Le RO doit aussi pour ceux ayant des « US Indicia ».déterminer leur statut Fatca/QI

 

1-6-2 Déclarations Fiscales (Reporting)

Formulaires 1042 et 1042-S (Chapitre 3/4) : Le RO doit approuver les montants totaux déclarés avant la transmission

Vérifier les égalités entrées/Sorties, la création des 1042 ainsi que leur catégorie fiscale US

Formulaire 8966 (FATCA) : Le RO doit valider la cohérence des données déclarées à la DGFiP (ou à l’IRS) avec les soldes comptables de l’établissement

Transmission avant le 15 juin du reporting pour l’IGA Modèle 1 vers Bercy

 

 

2 Le Compliance Officer QI (COQI) est personnellement responsable de

 

  • Préparer et soumettre la certification au nom du Responsible Officer (RO) attestant de la conformité globale du programme QI. Tous les 3 ans
  • Certifier que l’institution respecte ses obligations de retenue à la source et de déclaration (Chapitres 3 et 4 / FATCA). Tous les 3 ans
  • Identifier les défaillances matérielles, les déclarer à l’IRS et soumettre un plan d’action correctif (si des erreurs significatives sont trouvées lors de la révision). Si nécessaire
  • Coordonner l’audit avec un réviseur externe indépendant (ex: CPA) mandaté par le RO. 1 fois par cycle de 3 ans
  • Réaliser ou superviser l’audit interne (mené par un employé indépendant des opérations QI). 2 fois par cycle de 3 ans
  • S’assurer de l’exactitude, de la validité et de la conservation des formulaires fiscaux clients. Continu / Annuel
  • Vérifier l’application correcte des taux de retenue à la source et des exemptions sur les revenus US. Continu / Annuel
  • Valider les données avant la transmission des déclarations fiscales annuelles aux autorités US. Annuel
  • Réviser et mettre à jour les procédures internes suite aux changements réglementaires de l’IRS ou locaux. Continu
  • Organiser les formations sur les procédures QI, FATCA, CRS et les obligations de retenue. Annuel pour tous les services concernés avec évaluation 80% et liste signée des participants
  • Mettre en place des KPI, contrôler les erreurs opérationnelles et mener des revues par échantillonnage. Annuel

(Voir Annexe K)

 

3 Responsabilité du Comité de Pilotage QI

 

Le directoire en est en charge et se réunit le 1er lundi de chaque mois

Le RO préside ou participe obligatoirement à ces réunions

Comité de Pilotage QI

Réunion trimestrielle obligatoire rassemblant : RO, QI Compliance Officer, Responsable KYC/Onboarding, Responsable Fiscalité, Responsable IT (systèmes de paiement et de retenue), Responsable Déclaratif. Nomme l RO et le RO suppléant.

 

Ordre du jour type :

Tableau de bord des indicateurs de conformité QI (KPIs) ;

État d’avancement de la documentation des comptes (taux de comptes non documentés) ;

Incidents opérationnels (erreurs de retenue, erreurs de déclaration) ;

Mise à jour réglementaire ;

Préparation de la prochaine échéance déclarative ou d’audit ;

Plan d’action correctif des anomalies identifiées.

Le calendrier des actions du QI pour l’année lui est fourni (voir annexe O

Les minutes de chaque réunion sont conservées pendant 6 ans minimum et doivent être disponibles pour l’IRS en cas d’examen.

Organigramme de l’équipe de conformité Annexe A

 

4 Responsabilité du Réviseur

Il doit ne pas avoir mis en place les process de contrôle

Atteste par lettre dans QAAMS ce qu’il a trouvé. Il peut être interne ou externe

Ce rapport est une lettre de couverture comprenant de points de contrôle obligatoires

(Cf annexe C)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PARTIE II PROGRAMME DE CONFORMITÉ QI

RESPONSABILITÉ PERSONNELLE, SANCTIONS ET PROTECTION

 

  1. Responsabilité Pénale et Fiscale

Le RO signe les certifications QAAMS sous peine de parjure (18 U.S.C. § 1001). Fournir une fausse certification expose le RO à des poursuites pénales fédérales américaines, indépendamment des sanctions visant l’établissement. (Prison 5 ans et responsabilité sur ses deniers)

 

  1. Sanctions pour l’Établissement

En cas de manquement grave du RO ou de l’établissement, l’IRS peut :

Imposer des pénalités financières massives.

Exiger le remboursement des retenues non prélevées.

Révoquer le statut QI (donc aussi l’agrément Fatca de l’établissement (ce qui entraînerait une retenue à la source de 30% sur tous les flux entrants de source US, rendant l’activité de marché impossible). Mais surtout cela entrainerait la fermeture des Comptes de COGEFI chez vos correspondants ainsi que l’accès Swift. Traiter avec FFI non conformes entrainerait leur fermeture par contamination.

 

  1. Support juridique du RO par l’Établissement

Pour permettre au RO d’exercer ses fonctions en toute sérénité, l’établissement s’engage à :

Mise à disposition du RO de conseils juridiques externes spécialisés en fiscalité US (FATCA et QI), aux frais de l’établissement.

 

 

 

             4 Liste des responsabilités par service

 

Responsible Officer (RO) (et RO remplaçant)

  • Représentant légal désigné auprès de l’IRS
  • Signe toutes les certifications officielles
  • Responsable ultime de la conformité QI
  • Approuve les politiques et procédures
  • Reçoit les rapports d’audit et prend les décisions finales

QI Compliance Officer (QICO)

  • Supervise le programme de conformité au quotidien
  • Prépare les certifications pour le RO
  • Coordonne les audits internes et externes
  • Gère la relation avec l’IRS sur les sujets opérationnels
  • Forme le personnel et met à jour les procédures

Operations / Back Office

  • Exécute les processus d’onboarding et de documentation
  • Applique les withholdings au quotidien
  • Prépare les données pour les reportings fiscaux
  • Gère les comptes à documentation expirée

Compliance

  • Supporte le QICO dans les tâches de conformité
  • Gère la classification FATCA/CRS
  • Participe à la préparation des reportings
  • Assure la veille réglementaire

Finance

  • Prépare les données financières pour 1042-S
  • Réconcilie les montants avec les systèmes opérationnels
  • Valide l’exactitude des montants déclarés

IT

  • Maintient les systèmes de conformité QI
  • Assure l’intégrité des données
  • Supporte les extractions et transformations de données

 

 

 

 

Audit Interne

  • Réalise les révisions périodiques internes
  • Teste l’efficacité des contrôles
  • Émet des recommandations d’amélioration

Legal

  • Conseille sur l’interprétation de l’Accord QI
  • Révise les mises à jour réglementaires
  • Supporte en cas de litige ou contrôle IRS

RH

  • Organise les sessions de formation
  • Maintient les attestations de formation
  • Intègre la conformité QI dans les descriptions de poste

(Synthèse dans l’annexe K)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PARTIE III — Cadre du contrôle permettant la Revue Périodique pour QAAMS

 

Contrôles continus basés sur des procédures écrites justifiant la qualité de notre reporting et dont les changements devront être justifiés et envoyés à l’IRS

  1. POLITIQUES ET PROCÉDURES ÉCRITES

 

  • Manuel de Conformité QI
  • Manuel de CONTRÔLES INTERNES ET MONITORING

 

  1. Contrôles de Premier Niveau (Opérationnels)

Effectués quotidiennement par les équipes opérationnelles ;

Exemples :

Vérification qu’aucun paiement US source n’est effectué sans statut fiscal valide dans le système ;

Vérification que les retenues prélevées correspondent aux montants déposés via EFTPS ;

Vérification que les formulaires expirés ont bien déclenché une alerte.

 

12 Contrôles de Deuxième Niveau (Conformité)

Effectués mensuellement ou trimestriellement par le QI Compliance Officer ;

Exemples :

Revue d’un échantillon aléatoire de 25 comptes par trimestre pour vérifier la cohérence entre le formulaire fiscal détenu et le statut saisi dans le système ;

Analyse du taux de comptes non documentés (KPI : doit rester sous un seuil défini, ex : < 2 %) ;

Réconciliation mensuelle entre les retenues comptabilisées et les dépôts EFTPS ;

Revue des alertes de changement de circonstances ouvertes et non résolues.

 

13 Contrôles de Troisième Niveau (Audit Interne)

Effectués annuellement par la fonction d’Audit Interne (indépendante) ;

Périmètre : évaluation de l’efficacité du programme de conformité QI dans son ensemble ;

Livrable : rapport d’audit interne transmis au RO et au Comité d’Audit du Conseil d’Administration.

 

14 Indicateurs Clés de Performance (KPIs)

Le Responsible Officer (RO) et le QI Compliance Officer (QICO) pilotent le programme de conformité QI (Qualified Intermediary) et doivent s’assurer que l’établissement est toujours prêt pour une revue de l’Appendix I (audit triennal) ou une certification QAAMS, ils s’appuyent sur un tableau de bord détaillé.

 

Détail complet des Indicateurs Clés de Performance (KPIs) structurés sur 5 piliers opérationnels, suivis mensuellement ou trimestriellement par le Comité de Pilotage QI/FATCA :

Voir ANNEXE I CALCUL DES KPI et taux retenus

 

 

PILIER 1 : Documentation des Comptes (Account Documentation)

L’objectif est de mesurer la capacité de la banque à collecter et maintenir des formulaires fiscaux (W-8BEN, W-8BEN-E, W-8IMY, W-9) valides.

 

KPI 1.1 : Taux de couverture documentaire global (Documentation Coverage Rate)

KPI 1.2 : Taux de rejet / d’erreur des formulaires fiscaux (Form Rejection Rate)

KPI 1.3 : Délai moyen de régularisation (Time-to-Cure for Missing Docs)

KPI 1.4 : Volume de formulaires arrivant à expiration (Expiration Pipeline)

 

PILIER 2 : Retenue à la Source (Withholding – Chapitres 3, 4 et 61)

L’objectif est de vérifier que l’argent prélevé pour le compte de l’IRS est correct, ni plus ni moins.

 

KPI 2.1 : Taux d’application de la retenue par défaut (Default Withholding Rate)

KPI 2.2 : Nombre de corrections de retenue a posteriori (Withholding Adjustments/Corrections)  RO :  Mesure la fiabilité du moteur de calcul IT (le « tax engine »).

KPI 2.3 : Taux de succès des réclamations de Traité (Treaty Benefit Claim Success Rate)

 

PILIER 3 : Gestion des « US Indicia » et Règles de Présomption

Les « US Indicia » (indices américains) Ce pilier mesure comment la banque gère les zones grises.

 

KPI 3.1 : Taux de résolution des alertes US Indicia (US Indicia Cure Rate)

KPI 3.2 : Délai de traitement des alertes US Indicia (Time-to-Resolve US Indicia)

KPI 3.3 : Volume de comptes basculés en « Présomption US » ou « Recalcitrant »

 

PILIER 4 : Reporting et Déclarations Fiscales (1042-S, 1042, 8966)

L’objectif est de garantir l’exactitude des données envoyées à l’IRS et à la DGFiP.

 

KPI 4.1 : Écart de rapprochement Grand Livre vs Reporting (GL to Reporting Reconciliation Variance)

KPI 4.2 : Taux de formulaires 1042-S corrigés (1042-S Amendment Rate)

KPI 4.3 : Respect des délais de soumission (On-Time Filing Rate)

 

PILIER 5 : Contrôle Interne, Qualité et Audit (Préparation à l’Appendix I)

Ces KPIs sont spécifiquement conçus pour le RO afin de s’assurer que l’établissement survivra à son audit triennal.

 

KPI 5.1 : Nombre de « Material Failures » identifiées

KPI 5.2 : Taux de clôture des plans d’action (Remediation Plan Closure Rate)

KPI 5.3 : Taux de couverture des formations QI/FATCA (Training Completion Rate)

KPI 5.4 : Résultats des tests de contrôle qualité (Quality Assurance / QC Testing Results)

 

Ces KPI sont intégrés dans une gouvernance stricte :

 

1.5  Le Dashboard Mensuel (Niveau QICO / Ops) : 

Le QI Compliance Officer reçoit ce tableau de bord chaque mois. Il sert à piloter les équipes opérationnelles (relances clients, corrections IT, formations).

 

1-6.  Le Rapport Trimestriel au Comité de Pilotage (Niveau Management) : 

Les KPIs sont présentés au Comité QI/FATCA. On y analyse les tendances (ex: « Pourquoi le taux de rejet des W-8BEN-E a-t-il augmenté de 3% ce trimestre ? »). On y valide les budgets pour les corrections IT.

1-7.  La « Lettre de Sign-Off » Annuelle/Triennale (Niveau RO) : 

Avant que le RO ne se connecte à QAAMS pour signer sa certification (Appendix III), le QICO et le Directeur de l’Audit Interne doivent lui fournir une attestation formelle. Cette attestation doit inclure une   synthèse exécutive de ces KPIs  , prouvant que :

  • Le taux de documentation est sain.
  • Le rapprochement GL/Reporting est à zéro.
  • Aucune Material Failure n’est en suspens.

C’est cette traçabilité chiffrée qui constitue la « preuve de bonne foi » et de diligence

1-8 CONSERVATION DES DOCUMENTS (RECORD RETENTION)

Documents à conserver

  • Tous les formulaires fiscaux (W-8BEN, W-8BEN-E, W-9, W-8IMY, W-8EXP), y compris les versions expirées ou remplacées ;
  • Les withholding statements associés aux W-8IMY ;
  • Le waiver de levée du secret bancaire signé par chaque client ;
  • Les preuves de dépôt EFTPS ;
  • Les copies des formulaires 1042, 1042-S, 8966 déposés ;
  • Les accusés de réception IRS (confirmation de dépôt) ;
  • Les rapports de revue périodique (Appendix I) ;
  • Les certifications soumises dans QAAMS (Appendix III) ;
  • Les registres de formation ;
  • Les minutes du Comité de Pilotage QI ;
  • Le registre des incidents et des Material Failures ;
  • Les rapports d’audit interne et externe.
  • La fiche de poste du CO
  • La décision du comité nommant le CO

Durée et format

Durée minimale : 6 années civiles suivant l’année à laquelle le document se rapporte ;

Format : les documents papier doivent être numérisés et stockés dans un système de GED (Gestion Électronique des Documents) avec indexation par client, type de document, et date

Accessibilité : les documents doivent être extractibles et transmissibles à l’IRS dans un délai de 30 jours ouvrés sur demande.

 

Partie IV Le rapport de revue périodique soumis dans QAAMS doit contenir les informations suivantes

Appendix I et III (Certification II Inutile)

 

COGEFI recevant moins de 5 millions de dollars de coupons de valeurs mobilières US par an l’appendix II dans QAAMS n’est pas à compléter. Ce seuil devra être vérifié chaque année

 

 1  Identification et Périmètre

Nom du QI, QEIN, GIIN ;

Période de certification (ex: 2023-2025) ;

Année de revue sélectionnée (ex: 2024) ;

Identité et qualifications du réviseur ;

Date de début et de fin de la mission de revue.

 

 2  Méthodologie

Description de la méthodologie d’échantillonnage (stratification, taille, méthode de sélection) ; Voir annexe I

Liste des strates avec nombre de comptes par strate et nombre testé ;

Description des procédures analytiques utilisées pour les années non-testées ;

Limites éventuelles de la revue (ex: comptes inaccessibles, systèmes en migration).

 

 3  Résultats des Tests de Documentation

Tableau récapitulatif : nombre de comptes testés, nombre d’anomalies mineures, nombre d’anomalies majeures ;

Détail des anomalies majeures avec classification ;

Taux d’erreur par strate ;

Extrapolation à la population totale (si applicable).

 

 

 

 4  Résultats des Tests de Retenue

Tableau récapitulatif : nombre de transactions testées, erreurs de taux, erreurs de calcul, erreurs de dépôt ;

Montant total des retenues sous-appliquées identifiées ;

Montant total des retenues sur-appliquées identifiées.

 

 5  Résultats des Tests de Déclaration

Nombre de 1042-S testés et nombre d’erreurs ;

Résultats de la réconciliation 1042-S / 1042 / EFTPS / Grand Livre ;

Résultats des tests sur le 8966.

 

 6  Évaluation des Contrôles Internes

Tableau de cotation de chaque contrôle évalué (Effectif / Partiellement Effectif / Inefficace) ;

Description des lacunes identifiées ;

Recommandations d’amélioration.

 

 7  Conclusion sur les Material Failures

Déclaration formelle : « Sur la base des tests effectués, le réviseur a / n’a pas identifié de Material Failure(s) au sens de l’accord QI. »

Si des Material Failures sont identifiées : description détaillée, cause racine, impact financier, recommandation de correction.

 

Si aucune Material Failure : mention des défaillances non-matérielles identifiées et des recommandations d’amélioration continue.

 

 8 Déclaration d’Indépendance du Réviseur

Le réviseur certifie son indépendance vis-à-vis du QI ;

Le réviseur certifie qu’il n’a pas participé à la conception ou à la mise en œuvre du programme de conformité évalué ;

Le réviseur certifie qu’il possède les qualifications requises.

 

  1. Soumission dans QAAMS

Le rapport est téléchargé en format PDF dans la section « Periodic Review » de QAAMS ;

Le RO doit ensuite soumettre la Final Certification (Appendix III) en référence à ce rapport ;

Délai de soumission : avant le 1er juillet de l’année suivant la fin de la période de certification (ex: avant le 1er juillet 2026 pour la période 2023-2025).

 

  1. PLAN DE REMÉDIATION POST-REVUE

10.1. Obligations du QI après la revue

Sous 30 jours après réception du rapport : le QI Compliance Officer prépare un plan d’action correctif pour chaque anomalie identifiée, avec responsable désigné et date cible de résolution ;

Sous 60 jours : le RO soumet dans QAAMS la certification finale confirmant que le plan de remédiation est en place ;

Sous 90 jours : les corrections matérielles doivent être effectuées (régularisation de retenues, dépôt de 1042-S corrigés, renouvellement de formulaires) ;

Sous 12 mois : toutes les recommandations du réviseur doivent être implémentées, sauf justification documentée de non-applicabilité.

10.2. Suivi de la remédiation

Le Comité de Pilotage QI suit l’avancement du plan de remédiation lors de chaque réunion trimestrielle ;

Un registre de suivi (remediation tracker) est maintenu avec : description de l’anomalie, action corrective, responsable, date cible, statut (ouvert / en cours / fermé), date de clôture ;

Le RO certifie la clôture de chaque action corrective dans QAAMS.

 

  1. ARCHITECTURE DOCUMENTAIRE DU COMITÉ

Programme de Conformité QI

Gouvernance

  • Délibération de désignation du RO
  • Fiche de poste QI Compliance Officer
  • Minutes du Comité de Pilotage QI

 

 

 

 

PARTIE V Le. Manuel de Procédures QI

 

  1. Procédure d’Identification et de Classification des Comptes (Account Identification and Classification)

 

11 À l’entrée en relation (Onboarding) :

 

Étape 1 — Collecte initiale : Avant l’ouverture effective du compte, le chargé de clientèle doit collecter un formulaire fiscal valide :

Pour les personnes physiques non-US : W-8BEN (y compris Partie II pour les claims de treaty benefits) ;

Pour les entités non-US : W-8BEN-E (y compris le chapitre approprié pour le statut FATCA : Active NFFE, Passive NFFE, FFI, etc.) ;

Pour les US persons : W-9 (avec TIN/SSN) ;

Pour les intermédiaires : W-8IMY (avec QI-EIN, statut QI/QWP/QSL, et withholding statement associé) ;

Pour les entités étrangères à exemption : W-8EXP (gouvernements, organisations internationales).On vérifie les procurations à des US et les sociétés passives

Étape 2 — Vérification de validité (Reason to Know) : Le personnel doit vérifier que :

Le formulaire est signé et daté ;

Suivi des Procurations à des U Person

Tous les champs obligatoires sont remplis ;

Le pays de résidence fiscale indiqué correspond aux informations KYC (adresse, nationalité) ;

Si un avantage conventionnel est revendiqué (Partie II du W-8BEN), le pays de résidence indiqué dans la Partie I correspond au pays de la convention invoquée ;

Le TIN étranger est présent si requis (pour les claims de treaty benefits sur certains types de revenus) ;

Le formulaire n’est pas expiré (les W-8BEN expirent 3 ans après la date de signature, sauf exception).

Étape 3 — Recherche d’US Indicia : Pour tout formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E, le système et le personnel doivent rechercher la présence d’indices américains :

Nationalité américaine ou lieu de naissance aux États-Unis ;

Adresse postale ou « in-care-of » aux États-Unis ;

Numéro de téléphone américain ;

Ordres permanents de transfert vers un compte américain ;

Procuration ou signature autorisée accordée à une personne avec adresse américaine ;

Si des US indicia sont présents, le client doit fournir un W-9 OU une documentation de renonciation (W-8BEN + preuve de non-résidence fiscale US).

Étape 4 — Classification dans le système : Le statut fiscal déterminé (US person, Foreign person exempt, Foreign person treaty-eligible, Undocumented, Recalcitrant) doit être saisi dans le système core-banking avec un code de statut fiscal structuré permettant le calcul automatique des retenues.

 

Lettre envoyée au client demandant la fourniture d’un formulaire fiscal ;

Délai de réponse accordé ( 90 jours) ;

Relances documentées (minimum 2 relances) ;

En cas d’absence de réponse : classification comme Undocumented Account avec application des règles de présomption (30 % de retenue sur US source income) ;

Suivi dans un registre dédié des comptes en cours de remédiation.

 

12 Procédure de Changement de Circonstances (Change in Circumstances)

Définition : Un changement de circonstances est tout événement ou information nouvelle qui remet en cause la fiabilité ou l’exactitude du formulaire fiscal détenu.

Sources de détection :

Revue périodique des comptes (au moins annuelle) ;

Alertes automatiques du système KYC (changement d’adresse, changement de nationalité) ;

Informations reçues d’un tiers (correspondant bancaire, dépositaire) ;

Transactions inhabituelles (transferts vers/depuis les US) ;

Déclarations du client lui-même (ex: obtention d’une Green Card).

Procédure :

Déclenchement d’une alerte dans le système ;

Suspension temporaire de l’application du taux conventionnel (retour au taux de 30 % par défaut) ;

Demande au client d’un nouveau formulaire fiscal sous 30 jours calendaires ;

Si le nouveau formulaire confirme le changement : mise à jour du statut fiscal ;

Si le client ne répond pas dans les 30 jours : reclassification en Undocumented avec application des présomptions ;

Documentation complète de l’alerte, des actions entreprises et du résultat final.

 

2 Procédure de Retenue à la Source (Withholding Procedures)

  1. a) Détermination du taux applicable :

Le système doit être paramétré pour appliquer automatiquement le taux de retenue approprié en fonction de :

La nature du revenu (code de revenu IRS : dividendes, intérêts, royalties, etc.) ;

Le statut fiscal du bénéficiaire effectif et la Documentation fournie

  1. b) Calcul et prélèvement :

La retenue est calculée sur le montant brut (gross amount) du revenu de source US ;

Le prélèvement est effectué à la date de paiement (date of payment) ou à la date de crédit en compte (date of credit), la plus ancienne ; par notre dépositaire US selon les indications de retenues fournies par COGEFI. Notre dépositaire nous verse le sommes restantes

Si COGEFI devait malgré tout de l’argent nous notifions notre client avec demande de provision sous 5 jours ouvrés.

  1. c) Dépôt des fonds retenus :

Les retenues sont déposées auprès de l’IRS par notre dépositaire US via le système EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System)

 

3 Procédure de Déclaration (Reporting Procedures)

 

  1. a) Formulaire 1042 (Annual Withholding Tax Return) :

Déposé annuellement avant le 15 mars de l’année N+1 pour les revenus de l’année N ;

Le QI Compliance Officer doit réconcilier :

Le total des revenus de source US payés (colonne « Gross Income ») ;

Le total des retenues effectuées (colonne « Tax Withheld ») ;

Le total des dépôts EFTPS effectués durant l’année ;

Tout écart entre retenues et dépôts doit être expliqué et régularisé avant le dépôt du 1042.

  1. b) Formulaires 1042-S (Foreign Person’s US Source Income) :

Un 1042-S est émis pour chaque combinaison unique de : bénéficiaire + code de revenu + code d’exemption/taux ;

Délai de dépôt à l’IRS : 15 mars de l’année N+1 ;

Délai de fourniture au bénéficiaire : 15 mars de l’année N+1 ;

Contrôles qualité avant dépôt :

Vérification de la présence du TIN (US ou étranger) ;

Vérification de la cohérence du code de revenu avec le type de paiement ;

Vérification que le code d’exemption correspond au statut fiscal documenté ;

Vérification que le taux appliqué correspond au taux déclaré ;

Détection des doublons (même bénéficiaire, même revenu, même période).

  1. c) Formulaire 8966 (FATCA Report) :

Déposé annuellement avant le 31 mars (ou 30 juin via l’IGA avec la DGFiP selon le canal utilisé) ;

Le QI doit déclarer les comptes US reportable (titulaires US persons et entités passives avec contrôlant US) ;

Informations requises : nom, adresse, TIN, numéro de compte, solde en fin d’année, montants bruts de revenus ;

Réconciliation obligatoire : Le QI Compliance Officer doit effectuer une réconciliation entre les données du 8966, les données du 1042-S, et les données comptables internes pour détecter toute incohérence.

 

4 Procédure de Traitement des Comptes Récalcitrants (Recalcitrant Accounts)

Un compte est classé récalcitrant si le titulaire :

Refuse de fournir un formulaire fiscal valide ;

Refuse de signer le waiver de levée du secret bancaire ;

Refuse de fournir les informations nécessaires à la déclaration FATCA dans les 90 jours.

Actions obligatoires :

Classification du compte comme « Recalcitrant » dans le système ;

Application de la retenue de 30 % sur tous les revenus de source US (Chapitre 4 withholding)

Déclaration du compte sur le formulaire 8966 (catégorie Recalcitrant Account Holder) ;

Envoi d’un courrier formel au client expliquant les conséquences ;

Si la situation persiste au-delà de 12 mois : évaluation de la clôture du compte conformément à la politique de l’établissement et à la réglementation française.

 

  1. SYSTÈMES D’INFORMATION ET CONTRÔLES AUTOMATIQUES

5.1. Exigences fonctionnelles du système du dépositaire (Crédit Mutuel Titres)

La retenue à la source et la production des Forms 1042 et 1042-S sont assurées par le dépositaire Crédit Mutuel Titres. Le système du dépositaire doit disposer des fonctionnalités suivantes, dont COGEFI vérifie la disponibilité :

5.1.1. Module de gestion des statuts fiscaux

Champ structuré pour le statut fiscal IRS (ex: US Person, Foreign Individual, Foreign Entity, QI, NQI, Undocumented, Recalcitrant) ;

Champ pour le code de pays de résidence fiscale ;

Champ pour le code de convention fiscale applicable ;

Champ pour la date d’expiration du formulaire fiscal ;

Alertes automatiques à J-90, J-60, J-30 avant expiration d’un formulaire ;

Blocage automatique de l’application du taux conventionnel si le formulaire est expiré.

5.1.2. Module de calcul de retenue

Moteur de calcul paramétrable par : code de revenu IRS, statut fiscal, pays de résidence, code d’exemption ;

Capacité à gérer les retenues sur les revenus bruts (pas sur les nets) ;

Journal d’audit (audit trail) de chaque calcul de retenue avec : date, montant brut, taux appliqué, montant retenu, référence du formulaire fiscal utilisé, utilisateur ayant paramétré le statut.

5.1.3. Module de reporting

Génération, par le dépositaire Crédit Mutuel Titres, des Forms 1042 et 1042-S, transmis à COGEFI qui les communique à KPMG pour dépôt auprès de l’IRS. Formats générés :

Formulaire 1042-S (format IRS Publication 1187) ;

Formulaire 8966 (format FATCA XML Schema) ;

Capacité d’extraction des données requises : soldes, revenus bruts, retenues, informations clients ;

Contrôles de format avant soumission (validation XSD).

5.2. Contrôles d’accès et sécurité

Accès restreint aux données fiscales clients (principe du moindre privilège) ;

Journal d’accès aux formulaires fiscaux (qui a consulté, modifié, ou supprimé un formulaire, et quand) ;

Sauvegarde quotidienne des données fiscales avec rétention de 6 ans ;

Séparation des environnements de test et de production.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans les annexes le détail des contrôles complets est décrit

ANNEXES

 

Annexe A : Organigramme de l’équipe Conformité Fiscale US (QICO, Analystes, IT).

Annexe C : Modèle de lettre du réviseur vers le RO.

Annexe D : Modèle de lettre de sign-off du QICO vers le RO.

Annexe E : Procédure d’escalade en cas de découverte d’une Material Failure.

Annexe I : Détail de la méthode calcul retenue pour les KPI pour (les 5 piliers du contrôle)

Annexe K : Répartition des rôles entre les services

Annexe L : Scope du RO

Annexe O : Contrôle à réaliser par le RO en 2026

33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe A : Organigramme de l’équipe Conformité Fiscale US (QICO, Analystes, IT).avec le ro remplaçant en cas d’absence

 

 

QICO

 

RO

RO suppléant

QICO

Comité

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Annexe B : Calendrier annuel des obligations QI/FATCA (Checklist du RO).

 

 

Annexe Tâches mensuelles

# Tâche Échéance Responsable Livrable / Preuve Référence QI
M1 Revue des withholdings du mois J+10 du mois suivant QICO Rapport de contrôle mensuel Sec. 4.02
M2 Réconciliation 1042-S préliminaire Fin du mois Ops / Finance Écarts documentés et justifiés Sec. 5.02
M3 Mise à jour liste comptes expirés 5 du mois Compliance Liste des W-8 à renouveler Sec. 4.05
M4 Revue des changements réglementaires Mensuel QICO / Legal Note de veille réglementaire Sec. 9.01
M5 KPI de conformité QI 10 du mois QICO Dashboard KPI (taux erreur, docs expirées, etc.) Sec. 8.01

 

 

ANNEXE Tâches trimestrielles

 

Annexe Tâches Triennales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe I       ÉVALUATION DES CONTRÔLES INTERNES

  1. Matrice d’évaluation

Le réviseur évalue chaque contrôle interne identifié dans le programme de conformité selon la matrice suivante :

Critère d’évaluation

Description

Conception (Design)

Le contrôle est-il conçu de manière à prévenir ou détecter efficacement l’erreur qu’il vise ?

Implémentation (Implementation)

Le contrôle est-il effectivement mis en œuvre tel que conçu ?

Efficacité opérationnelle (Operating Effectiveness)

Le contrôle a-t-il fonctionné de manière cohérente tout au long de la période de revue ?

Fréquence

Le contrôle est-il exécuté à la fréquence prévue (quotidienne, mensuelle, annuelle) ?

Preuve d’exécution

Trace documentée (log système, signature, email, rapport) de l’exécution du contrôle

  1. Contrôles à évaluer (liste non exhaustive)

Refonte du Système IT :

Implémentation de nouveaux « hard-stops » dans le système d’onboarding empêchant l’ouverture de compte sans validation automatique de la cohérence documentaire (ex: cohérence entre code pays et format TIN).

Déploiement d’un outil de screening automatisé des bases de données existantes (Data Mining) pour détecter les anomalies (ex: comptes avec code pays « US » mais documentation étrangère).

 

  • Contrôle de complétude de la documentation à l’ouverture : Tout nouveau compte dispose-t-il d’un statut fiscal avant le premier paiement ?
  • Contrôle d’expiration des formulaires : Les alertes d’expiration sont-elles générées et traitées ?
  • Contrôle de cohérence statut/système : Le statut dans le système correspond-il au formulaire physique ?
  • Contrôle de calcul de retenue : Le moteur de calcul applique-t-il le bon taux pour chaque combinaison revenu/statut ?
  • Contrôle de réconciliation retenues/dépôts : La réconciliation mensuelle est-elle effectuée et signée ?
  • Contrôle de changement de circonstances : Les alertes sont-elles déclenchées et résolues dans les délais ?
  • Contrôle d’accès aux données fiscales : Les accès sont-ils restreints et journalisés ?
  • Contrôle de formation : Le personnel a-t-il suivi la formation annuelle ?
  • Contrôle de qualité des 1042-S : Les validations pré-dépôt sont-elles effectuées ?
  • Contrôle de supervision : Le QI Compliance Officer effectue-t-il ses revues mensuelles/trimestrielles ?

 

  1. Evaluation de qualité des contrôles

Chaque contrôle est évalué :

  • Efficace (Effective) : Conçu correctement, implémenté, et fonctionnant efficacement sans exception significative ;
  • Partiellement efficace (Partially Effective) : Conçu correctement mais présentant des lacunes d’implémentation ou des exceptions mineures ;
  • Inefficace (Ineffective) : Non conçu correctement, ou non implémenté, ou présentant des exceptions majeures récurrentes.

 

14  DÉTERMINATION DES MATERIAL FAILURES

14.1. Cadre d’analyse

À l’issue des tests, le réviseur doit analyser l’ensemble des anomalies identifiées pour déterminer si elles constituent, individuellement ou collectivement, une Material Failure.

14.2. Critères d’évaluation

Critère

Questions à se poser

Caractère intentionnel

L’erreur résulte-t-elle d’une décision délibérée de ne pas respecter l’accord QI ?

Caractère récurrent

Le même type d’erreur a-t-il été identifié lors de revues précédentes ? Le QI a-t-il été informé sans corriger ?

Impact financier

Quel est le montant total de retenue sous-appliquée ? Quel pourcentage des revenus totaux US source cela représente-t-il ?

 

Caractère systémique ?

L’erreur affecte-t-elle un processus automatisé (système IT) plutôt qu’une erreur humaine isolée ?

Étendue

Quel pourcentage de l’échantillon est affecté ? Peut-on extrapoler à la population totale ?

14.3. Exemples de Material Failure

Absence de retenue sur plus de 5 % des paiements de source US en raison d’un défaut systémique ;

Non-déclaration de comptes US reportable sur le 8966 en connaissance de cause ;

Utilisation systématique de taux conventionnels sur des formulaires expirés ;

Absence de programme de formation du personnel pendant toute la période de certification ;

Non-dépôt ou dépôt significativement tardif du 1042 ou des 1042-S.

14.4. Exemples de défaillances NON matérielles

Erreur typographique mineure sur un 1042-S (ex: code postal incorrect sans impact sur l’identification) ;

Retard de quelques jours dans le renouvellement d’un formulaire, sans impact sur le taux appliqué ;

Erreur de retenue isolée sur un seul compte pour un montant non significatif, corrigée spontanément.

  1. RAPPORT DU RÉVISEUR (REVIEWER’S REPORT)

Structure obligatoire du rapport

Voir Annexe C

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe C :

Modèle de lettre du Réviseur vers le RO reprenant tous les points qu’il doit vérifier

 

Lettre de sign-off du Réviseur (Interne ou Externe) vers le Responsible Officer (RO)

Cette lettre accompagne le rapport d’audit/révision détaillé. Elle sert de lettre de transmission et de conclusion exécutive pour le RO.

(En-tête du Réviseur / Cabinet d’Audit ou Département d’Audit Interne

Date : (JJ/MM/AAAA

À l’attention de : Frédéric Madeleine, Responsible Officer (RO)

Copie à : Frédéric Madeleine, QI Compliance Officer

Objet : Lettre de sign-off et conclusions de la Révision Périodique QI – Année (Année sous revue

Cher/Chère Frédéric Madeleine,

Conformément aux exigences de l’Accord Qualified Intermediary (QI) liant COGEFI(le « QI ») à l’Internal Revenue Service (IRS), et à la demande du QI Compliance Officer (QICO), nous avons procédé à la révision périodique du programme de conformité QI pour l’année se terminant le 31 décembre (Année .

Notre mission a été conduite conformément aux standards (préciser : d’audit interne / d’assurance raisonnable / ISRS 4400  et aux exigences de la Publication 5127 / Revenue Procedure 2017-15 de l’IRS.

  1. Périmètre de la révision :

Notre révision a porté sur l’évaluation de la conception et de l’efficacité opérationnelle des contrôles internes liés aux obligations QI, incluant :

L’exactitude de la documentation des comptes (Formulaires W-8, W-9, documentation FATCA/CRS).

L’application correcte des taux de retenue à la source (withholding) sur les revenus de source US.

L’exactitude et la complétude des reportings fiscaux (Formulaires 1042-S).

(Si audit externe et waiver of primary withholding : L’application correcte des retenues à la source en tant qu’agent payeur responsable .

 

 

 

  1. Méthodologie et Échantillonnage :

Nous avons testé un échantillon de (Nombre  comptes (préciser le type : ex: comptes de personnes physiques étrangères / comptes d’entités , représentant (X % de la population totale. Les tests ont inclus la revue documentaire, les recalculs de retenues et les entretiens avec le personnel opérationnel.

  1. Conclusions et Résultats :

Sur la base des procédures appliquées et des éléments probants recueillis :

(Option A – Conclusion sans réserve :  Nous n’avons relevé aucune défaillance matérielle (Material Failure) ni aucune anomalie significative dans l’application des procédures QI pour l’année sous revue. Les contrôles internes testés ont fonctionné de manière efficace.

(Option B – Conclusion avec réserves :  Nous avons relevé (Nombre  anomalie(s) / déficience(s). Cependant, après analyse, nous concluons que ces anomalies ne constituent pas de « Défaillances Matérielles » (Material Failures) au sens de l’Accord QI. (Ou, si défaillance matérielle : Nous avons identifié (X  défaillance(s) matérielle(s), détaillée(s) en section 4 du rapport joint).

  1. Sign-off du Réviseur :

En conclusion, à notre connaissance et sur la base de nos travaux, le programme de conformité QI de COGEFIpour l’année (Année  est (adéquat / partiellement adéquat  et respecte, dans tous ses aspects significatifs, les exigences de l’Accord QI.

Nous vous remettons ci-joint le Rapport de Révision Détaillé incluant nos observations, recommandations et le plan de management.

Nous vous prions d’agréer, cher/Chère Frédéric Madeleine, l’expression de nos salutations distinguées.

(Signature

Boétie Conseil

(Titre, ex: Associé / Directeur de l’Audit Interne

Boétie Conseil

Annexes : Rapport de Révision Périodique Détaillé, Liste des recommandations et réponses du management.

 

 

 

 

Annexe D : Modèle de lettre de sign-off du QICO vers le RO.

 

Lettre de sign-off du QI Compliance Officer (QICO) vers le Responsible Officer (RO)

Cette lettre est émise par le QICO à la fin de la période de certification (tous les 3 ans) pour recommander au RO de signer la certification auprès de l’IRS.

(En-tête de l’Institution / Logo

Date : (JJ/MM/AAAA

À l’attention de : Frédéric Madeleine, Responsible Officer (RO)

De la part de : Frédéric Madeleine, QI Compliance Officer (QICO)

Objet : Recommandation de sign-off et soumission de la Certification Périodique QI  Période (Année de début  à (Année de fin

Cher/Chère Frédéric Madeleine,

En ma qualité de QI Compliance Officer (QICO) de COGEFI(le « QI »), et conformément aux termes de notre Accord Qualified Intermediary (QI) avec l’Internal Revenue Service (IRS), j’ai supervisé et évalué le programme de conformité QI pour la période de certification s’étendant du (Date de début  au (Date de fin .

Par la présente, je vous soumets mon rapport de sign-off en vue de la soumission de notre Certification Périodique (Periodic Certification) à l’IRS.

Sur la base de ma surveillance continue, de mes revues de conformité et des résultats de la Révision Périodique (préciser : Interne / Externe  réalisée pour l’année (Année de la révision , je vous certifie les points suivants :

Programme de Conformité : Les politiques, procédures et contrôles internes du QI ont été maintenus et sont globalement conformes aux exigences de l’Accord QI et aux réglementations fiscales américaines (Chapitres 3 et 4, FATCA).

Révision Périodique : La révision périodique requise pour cette période a été finalisée le (Date de finalisation . Le rapport final du réviseur (interne / externe  ne soulève aucune réserve bloquante. (Si applicable : Les recommandations mineures ont été intégrées dans le plan d’action).

Défaillances Matérielles (Material Failures) :

(Option A – Si aucune défaillance :  Je n’ai identifié aucune défaillance matérielle (Material Failure) nécessitant une Certification Supplémentaire (Supplemental Certification) au cours de cette période.

(Option B – Si défaillances identifiées :  J’ai identifié (Nombre  défaillance(s) matérielle(s). Conformément à l’Accord QI, ces défaillances ont été documentées et un plan d’action correctif a été mis en œuvre / est en cours de mise en œuvre. (Joindre en annexe le résumé du plan d’action).

Obligations de Retenue et de Reporting : Les retenues à la source (withholding) et les déclarations (Formulaires 1042-S, 8966) ont été effectuées de manière conforme pour la période sous revue.

Recommandation :

Au vu de ce qui précède, et n’ayant pas connaissance d’informations contraires, je vous recommande par la présente de procéder à la signature et à la soumission de la Certification Périodique pour le compte de COGEFIvia le portail de l’IRS.

Je reste à votre entière disposition pour vous présenter ces travaux et répondre à vos questions.

Cordialement,

(Signature

Frédéric Madeleine

QI Compliance Officer

COGEFI

Annexes : Rapport de synthèse du Réviseur, Plan d’action correctif (si applicable), KPI de conformité QI.

Cohérence des dates : Assurez-vous que la date de la lettre du Réviseur est antérieure ou égale à la lettre du QICO, et que la lettre du QICO est antérieure ou égale à la date de soumission effective sur le portail de l’IRS.

Définition de « Material Failure » : Si vous cochez l’Option B (défaillances) dans la lettre du QICO, assurez-vous que la qualification de « Material » ou « Non-Material » est strictement alignée avec les définitions de la section 8.02 de l’Accord QI (ex: erreurs affectant plus de 5% des comptes, ou impacts financiers > à un certain seuil).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Annexe E : Procédure d’escalade en cas de découverte d’une Material Failure

 

1 Une « Material Failure » est une défaillance qui a entraîné, ou aurait pu entraîner, un manque à gagner significatif en retenue à la source pour l’IRS, ou qui résulte d’une absence de contrôle interne systémique (ex: défaut de retenue de 30% sur des comptes non documentés, erreur de codage massive sur les formulaires 1042-S).

Processus suivi en cas d’anomalie

COGEFI suit le programme suivant dès qu’une Material Failure est identifiée,

  1. Le CO Suspend impérativement le type d’opération ou est apparue l’anomalie
  2. Analyse des causes en détail
  3. Le RO Avise en priorité l’IRS dans le cadre du VCP
  4. Adapter les process pour que l’anomalie ne se reproduise plus (Feed Back)
  5. Repasser sur les opérations antérieures pour vérifier si des anomalies plus anciennes existent
  6. Noter ces anomalies dans un livre de suivi
  7. Et enfin modifier ce livre de procédure pour y inclure l’amélioration en parler dans la réunion trimestrielle du comité et
  8. On modifie aussi cette procédure en cas de nouvelle notice de l’IRS

 

2 Le VCP Procédure de Voluntary Correction Program (VCP)

  1. Le RO vérifie la réactivité du CO à la correction (60 Jours maxi)

Le VCP : déclaré à l’IRS dans QAAMS par le RO doit inclure

La description de la défaillance.

Le nombre de comptes et le montant des revenus concernés.

Le plan de remédiation (modification des procédures IT, formation du personnel, etc.).

Le paiement des sommes éventuellement dues majorées des intérêts et pénalités applicables: Le RO doit s’assurer que sa banque US correspondante paie à l’IRS les retenues à la source non prélevées

Le comité QI est avisé de l’anomalie et de l’amélioration des process

Le personnel dispose d’un accès intranet aux procédures QI/FATCA ainsi qu’en cas de doute d’un mail pour exposer leurs doutes sur le sujet QI et contacter le RO

 

 

Annexe   F Contenu de la formation annuelle du personnel

 

. Contenu détaillé de la formation Front Office (exemple)

Module 1 — Fondamentaux (2 heures) :

Qu’est-ce que FATCA et le Chapitre 4 ;

Qu’est-ce que la retenue à la source Chapitre 3 ;

Pourquoi la banque est QI et quelles sont ses obligations ;

Les conséquences pour le client (retenue 30 %, clôture).

Module 2 — Les formulaires fiscaux (3 heures) :

Structure détaillée du W-8BEN (chaque partie et chaque ligne) ;

Structure détaillée du W-8BEN-E (les 30 chapitres de statut FATCA) ;

Le W-9 et les US persons ;

Le W-8IMY et les intermédiaires (QI vs NQI, withholding statements) ;

Le W-8EXP ;

Exercices pratiques : identification d’erreurs dans des formulaires fictifs.

Module 3 — Les US Indicia (1 heure) :

Liste exhaustive des US indicia ;

Procédure de cure (W-9 ou documentation de renonciation) ;

Études de cas.

Module 4 — Changement de circonstances (1 heure) :

Qu’est-ce qu’un changement de circonstances ;

Comment le détecter dans les interactions quotidiennes ;

Procédure d’escalade.

Module 5 — Quiz d’évaluation (30 minutes) :

Test à choix multiples obligatoire ;

Score minimum de 80 % pour validation ;

En cas d’échec : reprise de la formation et nouveau test sous 15 jours.

1 Registre de formation

Pour chaque session de formation, le registre doit contenir :

Date et durée de la session ;

Nom et fonction du formateur ;

Liste des participants avec signature de présence ;

Contenu abordé (plan de formation) ;

Résultats du quiz d’évaluation ;

Suivi des échecs et des rattrapages.

 

PROGRAMME DE FORMATION

Population cible

Rôle

Contenu de formation

Fréquence

Front Office / Chargés de clientèle

Identification des formulaires, US indicia, collecte documentaire

Annuelle + à l’embauche

Back Office / Operations

Saisie des statuts fiscaux, calcul des retenues, traitement des paiements

Annuelle + à l’embauche

QI Compliance Officer

Réglementation IRS complète, Appendix I/III, QAAMS, Material Failure

Trimestrielle (veille)

IT / Systèmes

Paramétrage du moteur de retenue, génération des fichiers XML

À chaque mise à jour

Direction Générale / RO

Enjeux de responsabilité, Material Failure, certification QAAMS

Annuelle

 

 

Annexe I  CALCUL DES KPI et méthode de Contrôle retenus

Cette méthodologie peut évoluer dans le temps si la structure des clients change et/ou si des anomalies ressortaient.

Note : la méthodologie de revue périodique et d’échantillonnage décrite plus bas ne s’applique que si le waiver de la revue périodique n’est pas obtenu. En cas d’obtention du waiver pour la période concernée, cette annexe est sans objet.

1 MÉTHODOLOGIE D’ÉCHANTILLONNAGE

1.1. Principes généraux

L’Appendix I exige que les tests soient effectués sur un échantillon représentatif des comptes et des transactions du QI. La méthodologie doit être :

Documentée dans le rapport de revue ;

Justifiable statistiquement ou par une approche basée sur les risques ;

Suffisante pour permettre au réviseur de tirer des conclusions sur l’ensemble de la population.

 

1.2. Construction de l’échantillon

1.2.1. Stratification de la population

Avant de sélectionner l’échantillon, la population totale des comptes doit être stratifiée selon les critères suivants :

Strate Critère de stratification

Exemple 1 Comptes de personnes physiques US (W-9) 500 comptes 2

Comptes de personnes physiques non-US (W-8BEN) avec treaty claim

Comptes de personnes physiques non-US (W-8BEN) sans treaty claim

Comptes d’entités (W-8BEN-E) FFI

Comptes d’entités (W-8BEN-E) NFFE

Comptes d’intermédiaires (W-8IMY) QI

Comptes d’intermédiaires (W-8IMY) NQI

Comptes undocumented

Comptes récalcitrants

Comptes à haut risque (US indicia, paiements > seuil)

1.2.2. Taille d’échantillon par strate

Approche statistique : Utilisation d’un niveau de confiance de 95 % et d’un taux d’erreur attendu de 2 %, avec une précision de ± 2 %. Cela donne généralement un échantillon de 200 à 400 comptes au total, réparti proportionnellement entre les strates avec un minimum de 25 comptes par strate.

Approche basée sur les risques : Concentration de l’échantillon sur les strates à plus haut risque (comptes undocumented, comptes avec US indicia, comptes à fort montant de revenus US source), avec un minimum de 30 comptes par strate à risque et 15 par strate à faible risque.

Échantillon complémentaire pour les transactions : Sélection d’un échantillon séparé de 100 à 200 transactions de paiement (dividendes, intérêts) pour tester la chaîne complète : paiement → calcul de retenue → dépôt → déclaration.

123.. Sélection aléatoire

La sélection au sein de chaque strate doit être aléatoire (générateur de nombres aléatoires, sélection systématique avec intervalle fixe) ;

Le réviseur ne doit pas permettre au QI de choisir les comptes à tester ;

Les comptes sélectionnés ne doivent pas être remplacés (sauf si le compte est clôturé et inaccessible, auquel cas le remplacement est documenté avec justification).

 

PILIER 1 : Documentation des Comptes (Account Documentation)

L’objectif est de mesurer la capacité de la banque à collecter et maintenir des formulaires fiscaux (W-8BEN, W-8BEN-E, W-8IMY, W-9) Justification de ce choix d’étalonage

KPI 1.1 : Taux de couverture documentaire global (Documentation Coverage Rate)

Formule : (Nombre de comptes actifs avec un formulaire W-8/W-9 valide et non expiré / Nombre total de comptes actifs détenant des actifs US ou générant des revenus US) x 100.

Cible : > 98%.

Intérêt RO : Mesure le risque global de comptes non documentés.

 

KPI 1.2 : Taux de rejet / d’erreur des formulaires fiscaux (Form Rejection Rate)

Formule : (Nombre de formulaires W-8/W-9 rejetés lors du contrôle qualité / Nombre total de formulaires reçus sur la période) x 100.

Cible : < 2%.

Intérêt RO : Évalue la qualité du travail des équipes Front-Office/KYC et l’efficacité des guides de remplissage fournis aux clients.

 

KPI 1.3 : Délai moyen de régularisation (Time-to-Cure for Missing Docs)

Formule : Temps moyen (en jours) entre l’ouverture d’un compte (ou l’identification d’un document expiré) et la réception d’un formulaire fiscal valide.

Cible :< 30 jours (pour respecter les règles de « grace period » de l’IRS).

Intérêt RO : Identifie les goulots d’étranglement dans le processus de relance client.

KPI 1.4 : Volume de formulaires arrivant à expiration (Expiration Pipeline)

 

Mesure : Nombre de formulaires W-8 expirant dans les 90, 60 et 30 prochains jours.

Intérêt RO : Permet d’anticiper les pics de travail pour les équipes de conformité et d’éviter les applications brutales de retenues à 30%.

 

 

PILIER 2 : Retenue à la Source (Withholding – Chapitres 3, 4 et 61)

 L’objectif est de vérifier que l’argent prélevé pour le compte de l’IRS est correct, ni plus ni moins.

 

KPI 2.1 : Taux d’application de la retenue par défaut (Default Withholding Rate)

Formule :  (Montant des revenus US sur lesquels une retenue de 30% a été appliquée / Montant total des revenus US payés) x 100.

Cible :  < 5% (Un taux élevé indique un mauvais taux de documentation ou un système IT défaillant).

Intérêt RO :  Un taux anormalement haut peut déclencher une investigation pour « Material Failure ».

 

KPI 2.2 : Nombre de corrections de retenue a posteriori (Withholding Adjustments/Corrections)

Mesure :  Nombre de transactions pour lesquelles la retenue a dû être recalculée, remboursée au client ou prélevée rétroactivement après le paiement initial.

Cible :  Tendance à la baisse stricte.

Intérêt RO :  Mesure la fiabilité du moteur de calcul IT (le « tax engine »).

 

KPI 2.3 : Taux de succès des réclamations de Traité (Treaty Benefit Claim Success Rate) 

Formule :  (Nombre de paiements bénéficiant d’un taux réduit conventionnel validé / Nombre total de demandes de taux réduit) x 100.

Intérêt RO :  Vérifie que les équipes maîtrisent bien les règles de « Limitation on Benefits » (LOB) pour les entités (W-8BEN-E).

 

  1. TESTS DÉTAILLÉS DE LA DOCUMENTATION DES COMPTES

2.1. Checklist de vérification pour chaque compte échantillonné

Pour chaque compte de l’échantillon, le réviseur doit remplir une fiche de test standardisée contenant les points suivants :

  1. Vérification du formulaire fiscal

Un formulaire fiscal est-il présent au dossier ? (Oui/Non — Si Non : classer comme Undocumented et vérifier l’application des présomptions)

Le formulaire est-il le bon type pour la nature du titulaire ? (ex: W-8BEN pour personne physique, pas W-8BEN-E)

Le formulaire est-il signé par le titulaire ou un mandataire autorisé ?

La date de signature est-elle présente ?

Le formulaire est-il non expiré à la date de la revue ? (W-8BEN : 3 ans après la date de signature, sauf si un TIN est fourni)

Le nom sur le formulaire correspond-il au nom sur le compte ?

L’adresse sur le formulaire est-elle cohérente avec l’adresse KYC du compte ?

  1. Vérification du TIN

Un US TIN (SSN/EIN/ITIN) est-il présent si le titulaire est une US person ?

Un Foreign TIN est-il présent si un treaty benefit est revendiqué (sauf exception) ?

Le format du TIN est-il valide (9 chiffres pour SSN, format correct pour EIN) ?

Le TIN n’est-il pas un numéro manifestement incorrect (ex: 000-00-0000, 123-45-6789) ?

  1. Vérification des Treaty Benefits (si applicable)

La Partie II (ou équivalent sur W-8BEN-E) est-elle correctement remplie ?

Le pays de résidence invoqué correspond-il à la Partie I ?

Le pays invoqué a-t-il une convention fiscale en vigueur avec les États-Unis ?

La ligne « Special rates and conditions » précise-t-elle : le type de revenu, le taux revendiqué, et la référence à l’article de la convention ?

Pour les entités (W-8BEN-E) : la section « Limitation on Benefits » (LOB) est-elle remplie si requise ?

 

PILIER 3 : Gestion des « US Indicia » et Règles de Présomption

Les « US Indicia » (indices américains) sont le point noir de FATCA/QI. Ce pilier mesure comment la banque gère les zones grises.

 

KPI 3.1 : Taux de résolution des alertes US Indicia (US Indicia Cure Rate)

Formule :  (Nombre d’alertes US Indicia résolues avec un W-9 ou un W-8BEN + justificatifs / Nombre total d’alertes US Indicia générées) x 100.

Cible :  > 90%.

Intérêt RO :  Mesure l’efficacité du processus de « cure » (régularisation) auprès des clients.

KPI 3.2 : Délai de traitement des alertes US Indicia (Time-to-Resolve US Indicia)

Mesure :  Temps moyen pour clôturer une alerte US Indicia (soit par obtention de docs, soit par application des règles de présomption).

Cible :  < 45 jours (avant l’application des règles de présomption de l’IRS).

KPI 3.3 : Volume de comptes basculés en « Présomption US » ou « Recalcitrant »

Mesure :  Nombre de comptes pour lesquels, faute de documentation, la banque a dû appliquer les règles de présomption (ex: présumé US Person) ou le classifier comme compte récalcitrant.

Intérêt RO :  Un volume élevé indique un échec de la relation client à obtenir les documents, exposant la banque à des risques réputationnels et de retenue.

 

PILIER 4 : Reporting et Déclarations Fiscales (1042-S, 1042, 8966)

L’objectif est de garantir l’exactitude des données envoyées à l’IRS et à la DGFiP.

 

KPI 4.1 : Écart de rapprochement Grand Livre vs Reporting (GL to Reporting Reconciliation Variance)

Formule :  Différence en valeur absolue entre les montants de revenus US comptabilisés dans le Grand Livre (GL) et les montants totaux déclarés sur le formulaire 1042 (Chap 3/4) et 8966 (FATCA).

Cible :    0,00 €   (Tolérance zéro).

Intérêt RO :  C’est le KPI suprême. Tout écart non justifié est une « Red Flag » majeure pour l’IRS.

KPI 4.2 : Taux de formulaires 1042-S corrigés (1042-S Amendment Rate)

Formule : (Nombre de formulaires 1042-S corrigés (Amended) après la date limite de soumission / Nombre total de 1042-S émis) x 100.

Cible :  < 1%.

Intérêt RO :  Un taux élevé de corrections signifie que les données initiales étaient fausses, ce qui génère des pénalités de l’IRS (Notice 972).

KPI 4.3 : Respect des délais de soumission (On-Time Filing Rate)

Mesure : Date de transmission effective vs Date limite légale (15 mars pour 1042-S, 15 juin pour 8966 via DGFiP).

Cible :  100%.

 

PILIER 5 : Contrôle Interne, Qualité et Audit (Préparation à l’Appendix I)

Ces KPIs sont spécifiquement conçus pour le RO afin de s’assurer que l’établissement survivra à son audit triennal.

 

KPI 5.1 : Nombre de « Material Failures » identifiées 

Mesure :  Nombre de défaillances matérielles identifiées par l’audit interne, le QICO ou l’IRS sur la période.

Cible :    0  .

Intérêt RO :  Toute Material Failure oblige le RO à ouvrir un VCP (Voluntary Correction Program) dans QAAMS.

KPI 5.2 : Taux de clôture des plans d’action (Remediation Plan Closure Rate) 

Formule :  (Nombre de recommandations d’audit/clôtures de défauts résolues dans les délais / Nombre total de recommandations) x 100.

Cible :  100% dans les délais impartis (ex: 90 jours).

Intérêt RO :  Prouve à l’IRS que l’établissement est proactif et corrige ses faiblesses.

KPI 5.3 : Taux de couverture des formations QI/FATCA (Training Completion Rate) 

Formule :  (Nombre de collaborateurs cibles ayant validé la formation QI / Nombre total de collaborateurs cibles) x 100.

Cible :  100%.

Intérêt RO :  L’Appendix I exige de tester l’efficacité de la formation. Un taux bas est une faille de contrôle interne immédiate.

KPI 5.4 : Résultats des tests de contrôle qualité (Quality Assurance / QC Testing Results) 

Mesure :  Pourcentage de dossiers (échantillonnés par l’équipe QC interne) qui sont 100% conformes sans aucune erreur.

Cible :  > 95%.

Intérêt RO :  C’est un « mini-audit » interne continu. Si le QC interne détecte 20% d’erreurs, le RO sait que l’auditeur externe de l’Appendix I les détectera aussi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe K Modèle de pointage nominatif lors du Rôle des services

 

 

Action Responsable Date de début Date de fin Statut
Audit rétrospectif complet  Nom  Date  Date En cours
Dépôt formulaires correctifs  Nom  Date  Date Planifié
Mise à jour système IT  DSI  Date  Date Planifié
Formation du personnel  RH  Date  Date Planifié
Audit de validation finale  Audit Interne  Date  Date Planifié

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANNEXE L Scope du CO et fréquence des contrôles

 

Mission Fréquence NB
Revue des formulaires fiscaux clients (W-8, W-9) continu
Tableau de bord de complétude
Suivi des échéances de déclaration (1042, 1042-S, 8966) continu
Rapport de conformité déclarative   Annuelle / Trimestrielle
Veille réglementaire IRS (Notices, Revenue Procedures, FAQ) continu
Notes de synthèse diffusées continu
Gestion des changements de circonstances clients continu
Alertes dans le système KYC
Préparation de la revue périodique Annuelle
Aide pour la triennale
Dossier pré-audit
Formation du personnel Annuellement
Registre de formation       signé Annuellement
Tests de contrôle interne (contrôles de premier niveau) trimestriel
Rapport de tests internes
Le manuel de conformité QI est complet écrit, approuvé par le RO,et le comité et actualisé Français et Anglais Daté, versioné signé
Revu annuellement accessible dans l’intranet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANNEXE O

Contrôles à réaliser en 2026

Mois Jour Échéance Tâche Responsable Priorité Statut
JANVIER 15 15/01/2026 Finalisation données 1042-S Y-1 Ops/Finance Haute ☐
20 20/01/2026 Revue finale withholdings Y-1 QICO/RO Haute ☐
25 25/01/2026 Préparation FATCA 8966 Compliance Haute ☐
31 31/01/2026 Revue trimestrielle Q4 Y-1 RO/QICO Moyenne ☐
FÉVRIER 10 10/02/2026 Validation finale 1042-S RO Critique ☐
15 15/02/2026 Revue mensuelle withholdings QICO Moyenne ☐
28 28/02/2026 Finalisation données FATCA 8966 QICO/RO Critique ☐
MARS 15 15/03/2026 TRANSMISSION 1042-S À L’IRS Ops/RO CRITIQUE ☐
15 15/03/2026 ENVOI 1042-S AUX BÉNÉFICIAIRES Ops CRITIQUE ☐
31 31/03/2026 Transmission FATCA 8966 (si IRS) Compliance Critique ☐
31 31/03/2026 Revue trimestrielle Q1 RO/QICO Moyenne ☐
AVRIL 10 10/04/2026 Revue post-reporting QICO Moyenne ☐
30 30/04/2026 Transmission FATCA 8966 (autorité locale) Compliance Critique ☐
30 30/04/2026 Réconciliation annuelle QI Finance/QICO Haute ☐
MAI 15 15/05/2026 Audit de clôture Y-1 Audit Interne Haute ☐
31 31/05/2026 Revue mensuelle withholdings QICO Moyenne ☐
JUIN 30 30/06/2026 TRANSMISSION FATCA 8966 (IRS) Compliance/RO CRITIQUE ☐
30 30/06/2026 Revue de mi-année RO/QICO Haute ☐
30 30/06/2026 Testing documentaire (échantillon) QICO Haute ☐
30 30/06/2026 Revue trimestrielle Q2 RO/QICO Moyenne ☐
JUILLET 31 31/07/2026 Revue mensuelle withholdings QICO Moyenne ☐
AOÛT 31 31/08/2026 Revue mensuelle withholdings QICO Moyenne ☐
SEPTEMBRE 30 30/09/2026 Planification révision périodique RO/QICO Haute ☐
30 30/09/2026 Mise à jour manuels et procédures QICO/Legal Haute ☐
30 30/09/2026 Formation annuelle obligatoire QICO/RH Critique ☐
30 30/09/2026 Revue trimestrielle Q3 RO/QICO Moyenne ☐
OCTOBRE 31 31/10/2026 Préparation certification périodique (si année N) QICO/RO Haute ☐
31 31/10/2026 Revue mensuelle withholdings QICO Moyenne ☐
NOVEMBRE 30 30/11/2026 Révision périodique (si année d’audit) Réviseur Critique ☐
30 30/11/2026 Revue mensuelle withholdings QICO Moyenne ☐
DÉCEMBRE 15 15/12/2026 Revue annuelle complète programme QI RO/QICO/Audit Critique ☐
31 31/12/2026 Plan d’action N+1 RO/QICO Haute ☐
31 31/12/2026 Revue trimestrielle Q4 RO/QICO Moyenne ☐

 

 

 

 

 

 

 

APPROBATION DU DOCUMENT

 

Fait à Paris, le  XXXX

 

Signatures :

 

_________________________

Philippe de Saint Martin

Directeur Général

 

_________________________

Frédéric Madeleine

Responsible Officer QI